Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство является одной из составных частей общего делопроизводства любой организации, предприятия, компании. В ведении кадровых работников находится учет персонала и контроль за его движением. Помимо этого, сотрудники отдела кадров занимаются учетом рабочего времени, разработкой локальных документов, связанных с организацией рабочего процесса. Например, коллективного договора, штатного расписания и т. д. Учитывая, что часть кадровых документов относится к бланкам строгой отчетности, в частности трудовые книжки, а все документы в целом содержат личную информацию, к их хранению предъявляются особые требования.

Хранение кадровой документации

Кадровая документация должна храниться в металлических несгораемых шкафах. Помещение отдела кадров должно быть отделено от остальных. Доступ в него ограничен. Помещение должно быть оснащено дополнительной сигнализацией, пожарной и охранной. Для кадровой документации разработаны унифицированные формы. Использовать при оформлении кадровых документов можно только их. При этом унифицированные формы обязательны для применения в любых организациях, независимо от того, государственные это организации, общественные или частные. В действие формы первичного кадрового учета введены Постановлением Госкомитета по статистике 2.01.2004 года. Постановление называется «Об утверждении унифицированных форм…».

Кадровые документы должны оформляться в соответствии с требованиями ТК, инструкциями, разработанными профильными министерствами, правилами ведения кадровых документов, требованиями ГОСТ Р-6-30-2003, Р-7-08- 2013. Кроме этого, деятельность кадровой службы организации регламентируется «Типовой инструкцией по делопроизводству». Она разработана Федеральной службой архивов и введена приказом службы 27.11.2000 г. № 68. Еще одним руководящим документом является «Перечень типовых управленческих документов…», разработанный той же архивной службой. Кадровые документы не должны содержать помарок, подчисток и ошибок.

Ведение трудовых книжек.

Порядок оформления, заполнения, ведения формы трудовой книжки и вкладышей к ней регулируется двумя законодательными актами РФ:

  • Постановлением правительства «О трудовых книжках» от 18.04.2003 г. № 225;
  • Постановлением Минтруда и соцразвития «Об утверждении инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 г. за № 69.

Данные, вносимые в книжку, записываются полностью. Сокращения не допускаются. В книжке не должно быть помарок, подчисток, исправлений. Если нужно исправить запись, то делается новая, которая отменяет предыдущую и вносит изменения. Затем она скрепляется печатью. При оформлении трудовой книжки впервые на титульном листе ее записываются данные работника: его фамилия, имя, отчество; год, месяц, число рождения. Вносятся эти сведения на основании документа, удостоверяющего личность, в первую очередь паспорта. При отсутствии его на основании любого документа, к нему приравненного. Например, военного билета. Далее также на титульном листе указываются образование работника, его профессия и специальность. Если работник поступает на должность, которая требует специальных знаний и подготовки, то эти данные вносятся в книжку на основании подтверждающих документов, например диплома. Если при приеме на работу специальных знаний не требуется, то сведения об образовании и специальности можно заносить в книжку со слов. В саму книжку вносятся сведения о приеме, переводе, увольнении работника. А также сведения о награждениях и поощрениях, наградах. Все записи должны иметь соответствующие основания: приказы, распоряжения, наградные документы.

Взыскания в книжку не заносят. Кадровый учет – это не только ведение трудовых книжек, но и оформление целого ряда других документов. Они должны отвечать требованиям законодательства и оформляться в соответствии с инструкциями и правилами. Все кадровые документы имеют свое обозначение, литеру. Обычно это буква Т. Основные формы, которые приходится вести кадровику, следующие:

  • личная или учетная карточка. Например, личная карточка работника обозначается Т-2, а учетная карточка научного работника – Т-4;
  • книги или карточки приказов по кадрам;
  • штатное расписание.

Одновременно с оформлением книжки оформляется и личная карточка. Данные, которые заносятся в эти документы, должны соответствовать данным, изложенным в приказе. Запись в карточке дублирует запись в книжке.

Работник личной подписью заверяет сведения о себе, приведенные на титульном листе книжки. Ниже подписывается инспектор по кадрам. Подписи скрепляются печатью организации. С каждой новой внесенной в книжку записью кадровик обязан ознакомить работника. При этом этот факт отмечается в личной карточке и заверяется личной подписью работника.

Ведение кадрового учета, как мы видим, требует определенного объема знаний, включающих в себя знание законодательных актов, регулирующих кадровое делопроизводство, инструкций и правил. Поэтому прежде чем браться за кадровый учет, необходимо проконсультироваться у специалистов. Юристы нашего агентства с радостью окажут вам любые консультации по ведению кадрового делопроизводства.

Возникли вопросы? Звоните: +7 /343/ 38-24-788