Нормативные акты организации

Помимо федеральных законов и нормативных актов, регулирующих трудовую сферу, в организации существуют и собственные законы – локальные нормативные акты. Они регулируют правила поведения и работы в данной организации, и их действие распространяется на всех ее сотрудников. Разработкой этих документов должен заниматься руководитель предприятия: он может прописать в них любые положения, не противоречащие действующему законодательству и не нарушающие прав работников.

Какие документы относятся к локальным нормативным актам?

Локальные нормативные акты организации следует отличать от других документов, которые также принимает и издает руководитель (например, приказы по различным направлениям деятельности). У этих актов имеется несколько отличительных признаков:

  1. Они принимаются работодателем. При этом разрабатывать документы могут и другие субъекты (например, юристы), но утверждать должен только руководитель.
  2. Их действие распространяется только на сотрудников данной организации, вне зависимости от того, где они работают (даже если трудовой процесс происходит за пределами предприятия).
  3. Положения этих документов должны соответствовать законодательным трудовым нормам и не ухудшать положение работника.
  4. Акты действуют в течение определенного временного промежутка (чаще всего довольно длительного) и после должны утверждаться заново, с внесением в документы всех необходимых изменений.

Можно выделить несколько наиболее важных локальных нормативных актов, которые действуют во всех организациях:

  1. Коллективный договор.
  2. Соглашение по охране труде (ОТ).
  3. Правила внутреннего трудового распорядка.
  4. Штатное расписание.
  5. Положение о персональных данных работников.
  6. График отпусков.
  7. Инструкции по ОТ.
  8. Положение об оплате труда.
  9. Должностные и рабочие инструкции и др.

Нормативные акты могут быть как обязательными, так и необязательными. Некоторые из них принимаются только работодателем, а для утверждения других нужно обязательно учитывать мнение работников.

Правила внутреннего трудового распорядка

Одним из главных локальных актов организации наряду с коллективным договором являются Правила внутреннего трудового распорядка. Они могут выступать как в форме самостоятельного документа, так и приложения к коллективному договору.

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют такие вопросы, как:

  • порядок приема сотрудников на работу, а также их увольнения;
  • права и обязанности работников и работодателя;
  • установленный в организации режим труда и отдыха;
  • порядок выплаты заработной платы, а также периодичность этих выплат;
  • меры поощрения и наказания, которые могут применяться к сотрудникам.

Этот перечень является основным и распространяется на организации всех видов. В зависимости от специфики деятельности Правила могут дополняться и другими разделами (например, соблюдения коммерческой тайны или пропускного режима).

Правила составляются и утверждаются только после согласования их с работниками организации (могут быть представлены профсоюзом, если такой орган имеется). Для составления этого документа необходимо знать многие тонкости трудового законодательства и учитывать все действующие положения основного документа в этой сфере – ТК РФ. Условия работы в соответствии с Правилами не должны быть хуже, чем те, что прописаны в действующем законодательстве.

В крупных компаниях разработкой Правил чаще всего занимаются специалисты юридического отдела. Если такого отдела нет (например, предприниматель – ИП или небольшая организация), за помощью в разработке Правил стоит обратиться к специалистам юридической компании. Самостоятельно составить этот документ довольно сложно.

Штатное расписание

Еще одним обязательным нормативным актом организации является штатное расписание. В этом документе содержатся следующие данные:

  • полный список структурных подразделений организации;
  • перечень должностей;
  • информация о количестве штатных единиц организации;
  • ставка заработной платы, которая полагается для каждой должности;
  • наличие надбавок к основной заработной плате, а также порядок их начисления.

Для составления штатного расписания необходимо иметь окончательный вариант организационной структуры предприятия – именно в соответствии с ней в документе будут указываться имеющиеся подразделения и должности. Названия подразделений и должностей нужно брать в нормативных документах (общегосударственные и отраслевые классификаторы, единый тарифно-квалификационный справочник и т. п.).

Утверждать штатное расписание необходимо каждый год, при этом знакомить с его содержанием сотрудников организации необязательно. Документ должен быть прошит, пронумерован и подписан главой организации, а также содержать подписи руководителей всех структурных подразделений.

Обязанности по разработке штатного расписания могут возлагаться:

  • на сотрудников бухгалтерии;
  • экономиста по труду;
  • сотрудников кадрового отдела;
  • руководителя организации.

Не на всех предприятиях присутствуют указанные должности или отделы, поэтому руководитель может либо составить документ самостоятельно либо поручить это другому сотруднику или сторонним специалистам. Последний вариант более надежен, ведь такие специалисты хорошо знают трудовое законодательство и смогут составить штатное расписание в соответствии со всеми требованиями.

Положение о персональных данных работников

При трудоустройстве сотрудник предоставляет работодателю перечень документов, в которых содержатся его личные данные. Копии этих документов хранятся в организации во время работы этого сотрудника и после его увольнения. В соответствии с требованиями ТК РФ эти данные должны быть защищены и недоступны для посторонних.

Порядок защиты и мероприятия в этой сфере регламентируются в таком обязательном документе, как Положение о защите персональных данных. Он охватывает следующие вопросы:

  • что такое персональные данные, какие сведения они в себя включают;
  • какие структурные подразделения организации отвечают за сбор этой информации;
  • какая форма хранения персональных данных принята в организации (бумажная или электронная);
  • какие установлены способы защиты данных от постороннего доступа;
  • кто собирает, обрабатывает и хранит эту информацию;
  • какие сотрудники имеют доступ к персональным данным (перечень должностей);
  • какая ответственность полагается за разглашение данных.

Законом не установлено строгих требований к форме этого документа, поэтому в разных организациях он может отличаться. Разработка документа может быть возложена на сотрудников кадровой службы. При составлении необходимо руководствоваться требованиями к персональным данным, которые прописаны в ТК РФ. Утверждается Положение, как и другие локальные акты, руководителем организации.

Последствия использования неграмотно составленных нормативных актов

При проверке множества предприятий государственными контролирующими службами ошибки в составлении локальных нормативных актов являются одним из самых распространенных нарушений. Они могут состоять в следующем:

  • положения локальных актов не соответствует нормам ТК РФ;
  • условия труда по таким актам нарушают права сотрудника;
  • в локальных нормативных актах не содержится всей необходимой информации.

Согласно положениям ТК РФ (а именно ст. 8) нормативные акты организации, составленные с такими нарушениями, признаются недействительными и для дальнейшей работы начинают применяться общие положения трудового законодательства. К руководителю в этом случае может быть применена административная ответственность в виде штрафа. Конкретная сумма его зависит от вида и степени тяжести нарушения.

Кроме того, если неправильно составленный акт привел к недоплате сотруднику заработной платы или каких-либо компенсаций, работодателя могут обязать возместить ему недополученные средства. Поэтому относиться в разработке локальных нормативных актов нужно серьезно: отсутствие документов, которые указаны в законодательстве как обязательные, также влечет за собой административную ответственность. Если предприятие маленькое, с небольшим количеством сотрудников, лучше всего поручить разработку этих документов специалистам нашего юридического агентства.

Возникли вопросы? Звоните: +7 /343/ 38-24-788